До 10 червня 2026 року українці мають завершити процес оцифрування своїх трудових книжок. Саме тоді минає п’ятирічний дедлайн, встановлений законом про запровадження електронного обліку трудової діяльності, який запрацював у червні 2021 року. Як пояснили в Головному управлінні Пенсійного фонду України, протягом цього часу роботодавці зобов’язані передати до системи дані про стаж усіх працівників. Наразі на Полтавщині оцифровано лише 150,4 тисячі книжок, що становить менше половини – близько 47 % від потреби.
Фахівці радять не зволікати з переходом у “цифру”, адже це гарантує збереження даних про стаж та є абсолютно безкоштовною послугою для кожного працюючого громадянина.
Перевірити стан своєї електронної трудової книжки (ЕТК) можна самостійно. Для цього необхідно зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ, авторизувавшись через «Дія.Підпис», BankID або КЕП. У лівій панелі головної сторінки слід знайти розділ «Електронна трудова книжка» та відкрити вкладку «Дані ЕТК». Користувачам доступні кілька категорій перегляду:
- «Записи трудової книжки (за СПОВ)» – автоматично сформовані дані на основі звітів роботодавців з 1998 року;
- «Відцифрована ЕТК» – інформація, внесена на основі вже поданих скан-копій паперових документів;
- «Скан-копії трудової книжки» – архів завантажених зображень оригінального документа.
На головній панелі також відображається загальний страховий стаж, а в розділі «Мої звернення» можна відстежити статус опрацювання документів. Якщо фахівець Фонду помітить помилки в оформленні скан-копій, він обов’язково залишить уточнюючий коментар у пункті «Повідомлення».
Для тих, хто віддає перевагу офлайн-спілкуванню, перевірити статус оцифрування можна під час особистого візиту до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду. Крім того, усі цифрові сервіси доступні через офіційний мобільний додаток відомства.
Процес оцифрування може ініціювати як роботодавець, так і сам працівник через особистий кабінет на порталі ПФУ. Для завантаження підходять кольорові скан-копії оригіналів у форматах PDF, JPG або JPEG. Важливо, щоб розмір одного файлу не перевищував 1 Мб, а багатосторінкові документи були об’єднані в один цілісний файл. Усі зображення мають бути чіткими та читабельними, а назви файлів повинні відповідати типу документа.
Варто пам’ятати, що до системи слід додавати не лише трудову книжку, а й дипломи про освіту, свідоцтва про народження дітей для жінок та військові квитки для чоловіків, адже ці періоди теж враховуються при підрахунку стажу.
Отримані дані фахівці ПФУ ретельно звіряють із Реєстром застрахованих осіб та переводять у цифровий формат. Уся інформація після обробки потрапляє під захист надійної системи кібербезпеки держави.
Подати пакет документів для оцифрування можна також традиційним способом, відвідавши найближчий відділ обслуговування громадян Пенсійного фонду.
Хоча чинне законодавство не передбачає штрафів за відсутність електронної версії трудової, ігнорування цієї процедури може створити проблеми в майбутньому. Зокрема, це може призвести до затримок при призначенні пенсії та потреби шукати паперові підтвердження стажу через роки.
Окремо зазначається, що пенсіонерам (навіть тим, хто продовжує працювати) займатися оцифруванням документів не потрібно. Пенсійний фонд уже врахував усю необхідну інформацію про їхню трудову діяльність під час призначення виплат.
